Die Vorteile des PDF-Formats

Nutzung des PDF-Formats

Wer eine Datei im PDF-Format das erste Mal sieht, der wird es wahrscheinlich sehr schnell den Bild- bzw. Image-Formaten zuordnen: Texte, Rahmen, Graphiken und auch eingebettete Bilder lassen sich in einer sehr hohen Qualität ansehen. Allerdings lassen sich an den Dateien keine Änderungen vornehmen. Deshalb stellen sich viele die Frage, warum das PDF-Format so beliebt ist und eine weltweite Verbreitung findet. Dieses Dateiformat verfügt über einige beeindruckende Leistungsmerkmale:

 

1. Plattform- und einstellungsunabhängige Darstellung

Wer längere Texte bearbeitet und sich mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten über deren Inhalt austauschen möchte, der steht oft vor einer ganz besonderen Form des Kompatibilitätsproblems. Alle gängigen Office-Programme sind für die Bearbeitung und das Drucken der Dateien ausgelegt. Entsprechend den Seiten- und Druckereinstellungen kann es dabei zu minimalen Abweichungen des Seitenumbruches kommen.

Dies ist bei längeren Texten unkomfortabel und zeitraubend, da die einzelnen Teilnehmer beispielsweise einer Telefonkonferenz von ganz unterschiedlichen Dingen sprechen, wenn sie beispielsweise den zweiten Absatz auf der 20. Seite meinen. Zudem spielt bei der Darstellung in Office-Programmen auch die verwendete Schriftart eine Rolle. So kann eine seltene Schriftart nicht installiert sein und damit den Umbruch und das Textbild vollkommen konfus erscheinen lassen. Für den Verfasser bedeutet dies einen schlechten ersten Eindruck – als wenn er sich mit dem Dokument so gar keine Mühe gegeben hätte.

Der erste Hauptvorteil des PDF-Formats ist die originalgetreue Wiedergabe auf praktisch allen Plattformen. Zudem kann dieses Format an Druckprofis übergeben werden, die ohne langes Herumhantieren ebenso die perfekten Ergebnisse erzielen.

 

2. Dank Nicht-Editierbarkeit und Barrierefreiheit das perfekte Dateiformat für Archivierungen

Das PDF-Format ist perfekt geeignet für Rechnungen, Lieferscheine, Buchhaltungsunterlagen und ähnliche Kommunikation. Sowohl Text-, als auch Grafik-Elemente (wie ein Firmenlogo) werden 1:1 wiedergegeben und können auch so jahrelang gespeichert werden. Durch die weite Verbreitung ist das Format auch wesentlich revisions- und “Finanzamts-“sicherer als Firmate ungewöhnlicher Anwendersoftware.

Gerade der MIttelstand stöhnt zu Recht über lange Aufbewahrungsfristen von 2, 5 oder 10 Jahren für Buchhaltungsunterlagen. Das weltweit übliche und auch mit einem kostenfreien PDF-Reader lesbare Format erleichtert das Erfüllen dieser Aufgabe.

Das PDF-Format ist wegen seiner Verbreitung und der Barrierefreiheit das ideale Format für die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen.