PDF – das perfekte Dokumentenformat beim Mailversand

Die Mehrzahl der zu versendenden Dokumente ist sehr groß, was den Versand per E-Mail oft schwierig gestaltet. Es gibt viele Programme, welche Dokumente “verkleinern”; doch nicht jeder Nutzer verfügt über ein solches. Über PDF verfügen die meisten Menschen, die einen Computer besitzen, E-Mails verschicken und sich im Internet bewegen. Damit beispielsweise Word-Dokumente, Bilder und Grafiken zu einer PDF-Datei werden, gibt es den PDF-Drucker. Dieser Drucker druckt, im Gegensatz zu den üblichen Druckern, die Datei nicht in Papierform aus, sondern wandelt Word- und Bilddateien in das PDF-Format um. Das Schöne an PDF und dem PDF-Drucker ist: Beides gibt es kostenlos im Internet zum Download.

Anlagen sicher als PDF-Datei versenden

Anlagen, welche der Empfänger nicht mehr verändern soll und darf, verschickt man als PDF-Datei. Auf dieser Datei können keine Änderungen vorgenommen werden, es sei denn, die Datei wird in Word umgewandelt. Das Dokument ist vor Verfälschungen sicher, kann auch verschlüsselt werden, um den Zugriff von Unbefugten zu verhindern. Das Dokument kann vom Empfänger auf seinem ganz normalen Drucker in Papierform ausgedruckt werden.

Software

Wie bereits erwähnt sind der PDFCreator sowie der PDF-Drucker kostenlos im Internet vorhanden. Adobe Acrobat, entwickelt von Adobe Systems, ist in der Regel auf jedem Computer, Laptop und den mobilen internetfähigen Endgeräten vorhanden. Fast jeder Nutzer eines Computers nutzt Adobe und PDF.

Eigenschaften  und Umfang

Texte, Bilder, Vektor- und Rastergrafiken werden bei der Umwandlung in eine PDF-Datei vollständig und präzise wiedergegeben. Interessant ist, dass eine PDF-Datei auf allen gängigen Programmen wiedergegeben wird, unabhängig, ob der Versender ein anderes Programm nutzt als der Empfänger. Bisher ist es nur sehr schwer möglich, die Inhalte der PDF-Datei zu verändern; allerdings kann die Word-Version 2013 von Microsoft eine PDF-Datei in eine Word-Datei umwandeln.

Ein PDF-Dokument kann viele Seiten umfassen, auch wenn es mehrere hunderttausend Seiten sind. Die Größe der Seite ist nicht begrenzt, allerdings die Implementierung zeigt Grenzen auf. Welche diese sind, hängt von der Version ab. Beispielsweise ist die Version 3 auf 45 Zoll begrenzt; die Version 7 und die nachfolgenden Versionen auf 15 Millionen Zoll.

Wenn der Mensch versagt

Wie auch bei allen anderen Dingen kommt es durch menschliches Versagen zu Sicherheitslücken. Beispielsweise ist das Schwärzen von Textpassagen nicht ausreichend, um vertrauliche Informationen “verschwinden” zu lassen. Hier ist der Text immer noch vorhanden und kann wieder sichtbar gemacht werden. Worte und Textpassagen, die nicht nach “außen” dringen sollen, müssen komplett aus dem Dokument entfernt werden, bevor es zu einer PDF-Datei umgewandelt wird.