PDF-Formulare erstellen und bearbeiten
Erläuterungen zum PDF-Format
PDF-Dateien sind längst zum internationalen Standardformat für Text-Bild-Dokumente geworden. Der Vorteil der PDF Datei liegt auf der Hand. Sie ist auf allen Betriebssystemen (Mac, Windows, iOS, Android, Linux) unverändert vom Original anzeigbar und hält die Größe der zu übermittelnden Daten gering bei großer Leistungsfähigkeit.
Was ist ein PDF?
PDFs, kurz für Portable Document Format, wurden durch Adobe in den Neunzigern entwickelt, um ein Dateiformat zu etablieren, das originalgetreu und durch Änderungen geschützt weitergegeben werden kann, systemübergreifend, und auf allen Endgeräten angezeigt werden. Im PDF können Text, Bilder und klickbare Links enthalten sein. Ein durch den Autor als abgeschlossen angelegtes PDF-Dokument kann durch den Leser nicht mehr modifiziert werden, weswegen auch Regierungsbehörden und Politiker bei wichtigen Papieren oft auf PDFs zurückgreifen.
PDFs werden für gewöhnlich mit dem Adobe Reader angezeigt, einer für den Privatnutzer kostenlosen, schlanken App von Adobe. Es gibt auch Alternativen wie den PDF-XChange Viewer oder Foxit Reader.
Erstellen aus dem Officeprogramm heraus
PDFs können mit allen gängigen Bürosoftwares mit oft nur einem Klick generiert werden. So können Sie bei Apache Open Office, einer freien an Microsoft Office angelehnten Software, zum Beispiel seit der ersten Versionen wählen, ob Sie erstellte Dokumente lieber in einem der Officeformate speichern oder direkt als PDF ablegen möchte. Alle Programme des Entwicklers Adobe bedienen natürlich ebenfalls das Speichern als PDF.
Bietet das verwendete Programm keine PDF-Speichermöglichkeit, kann man sich einen der zahlreichen PDF-Printer einrichten, zum Beispiel von Bullzip oder 7-PDF. Dabei wird die Software als Drucker angezeigt und das PDF über den Druck-Button ausgegeben.
Mit der PDF-Möglichkeit können auch interaktive Formulare erstellt werden. Dabei fügen Sie, zum Beispiel in Open Office, Ihrem Dokument Textfelder hinzu und speichert das Ganze per Foxit Reader so ab, dass die Felder vom Endnutzer später ausgefüllt werden können. Danach wird das PDF endgültig verriegelt, um es ausgefüllt zu übermitteln. Diese Methode kann für Anmeldungen, Abmeldungen und Vertragsabschlüsse aller Art hilfreich sein.
PDFs bearbeiten
Selbsterstellte PDFs können auch bearbeitet und geändert werden. Das ist mit der Adobe DC Software möglich, die außerdem Papierdokumente in PDFs umwandeln kann, PDFs wieder zu Officedateien machen und eine Möglichkeit bietet, die Dokumente auch zu signieren. In abgespeckter Variante sind Änderungen an PDFs auch mit Freeware wie dem PDF Creator von PDF24 möglich.