PDF – nur für fertige Dokumente?
Dies war nur in den ersten Jahren der Fall, heute gibt es viele Programme und auch für Adobe Acrobat Erweiterungen, welche es gestatten, PDF-Dateien zu bearbeiten. Allerdings hält das Format mit denen anderer Programme für die Textverarbeitung oder Grafikdarstellung nicht stand. Des Weiteren sind diese Erweiterungen für Adobe Acrobat nur begrenzt für die Weiterverarbeitung der Dokumente geeignet. Mit ihnen ist es möglich, Tippfehler zu entfernen. Das Schwärzen von Worten oder Textpassagen macht diese vertraulichen Informationen wieder sichtbar.
Anpassung auf das Internet
Einige Webseiten bieten das Downloaden von Informationen als PDF-Datei an. Adobe Systems hat deshalb PDF auf die speziellen Anforderungen, welche das Internet stellt, angepasst. Konnte ursprünglich nur ein PDF-Dokument im Internet komplett dargestellt werden, wenn es vollständig abrufbar war, können man heute solche Dokumente linearisieren, was bedeutet, während des Ladevorgangs werden Teile des Dokuments bereit dargestellt. Auch ist es machbar, verschiedene Objekte auf einer PDF-Datei zusammenzufassen und zu komprimieren.
Betriebssysteme
Auf jedem modernen Computer ist Adobe Acrobat vorhanden, jedenfalls auf denen, die für die Arbeit oder für den privaten Schriftverkehr genutzt werden. Erstmals wurde PDF bei Mac OS X, einem Betriebssystem von Apple als Standardformat für die Ausgabe an Bildschirm und Drucker eingesetzt. Den kostenfreien Adobe Reader gibt es für die Betriebssysteme Windows, Mac OS Classic, Mac OS X, GNU/Linux sowie für die Unix-Betriebssysteme Solaris, HP/UX und AIX. Microsoft hat bereits bei Windows 8 einen PDF-Betrachter integriert; Windows 10 ist sowohl mit dem PDF-Betrachter als auch mit einem PDF-Drucker ausgestattet.
PDF-Sicherheit umgehen
Das Programm Xpdf gibt es für unixbasierte Systeme. Dieses Programm hat die Basisfunktionen wie Ausdrucken, Dokument auf dem Bildschirm anzeigen und Durchsuchen. Auch einige weitergehende Programme wie Evince und Okular stehen dem Nutzer des unibasierten Systems zur Verfügung. Mit diesen „Open-Source-Programmen“ kann man scheinbare Sicherheitsmerkmale, welche die PDF-Dokumente enthalten, umgehen. Beispielsweise kann man die Dokumente ausdrucken, obwohl der Autor den Ausdruck verhindern wollte.
Barrierefreie PDV
Es gibt eine barrierefreie PDF, für die eine Checkliste in PDF-Format im Internet vorhanden ist. Der Suchbegriff lautet „PDF“ und schon kann man diese Checkliste anklicken. Diese Liste beschränkt sich auf Dokumente, die für Microsoft Word 2000 typisch sind. Auch ist die Erstellung eines barrierefreien PDF-Formats nur über das „tagged PDF“ oder einer strukturierten PDF machbar. Ab der Version 5 von Adobe Acrobat ist dies möglich; Windows und Mac-OS-Systeme erzeugen ein solches PDF-Format automatisch. Auch bei OpenOffice2 kann ein strukturiertes PDF erzeugt werden.